Guide For ICFC Project Partners
Guide For ICFC Project Partners
INDEX
Contractor (or Agency) relationship
Project Agreements
Project Budgets with multiple funders
Flexibility in Work Plan
Progress Reports and Final Reports
Acknowledgement
Payments
Expense Reports
Our most recent templates (ask your ICFC project lead for these):
Budget and Workplan Template (2021)
Expense Reporting Template and Example (2022)
Year-end Report Template, v. 6
Mid-year Report Template, v. 6
Independent contractor (or agency) relationship
ICFC partners with other NGOs and individuals in carrying out its international conservation work. This relationship is not one of a donor or granting organization and recipient group. ICFC is involved in planning, managing and overseeing each project (in proportion to our financial contribution to the project).
Project Agreements
Project agreements between ICFC and our local project partners (field partner) are legally binding contracts setting out the details of conservation projects to be carried out by field partners on behalf of ICFC. Agreements are created in consultation with field partners.
They include:
- Goal and objectives (with indicators of success, where applicable)
- Timeframe
- Schedule of reporting (progress reports at 6-month interval or less; final report)
- Schedule of payments (Currency is generally that preferred by the field partner)
- Information on project personnel
- Work Plan (which may include timeframe for various components)
- Budget (total budget and amount covered by ICFC)
- Background
Project budgets with multiple funders
When there are multiple funders, our policy is to publicly state the portion of the total budget contributed by ICFC and who the other funders are. Therefore, project budgets should be organized in columns for different funders so that we can see where our share is going in relation to the total project funding.
Flexibility in Work Plan
During the course of a project, priorities can shift or circumstances can change in regard to carrying out planned activities. ICFC’s policy is to remain flexible and adjust work plans as needed to best achieve the project goal. Such changes must be discussed between the project partner and ICFC. Please inform ICFC promptly of any developments that make it necessary or desirable to significantly alter the work plan. Please also advise us of significant changes to personnel or budgeted expenses.
Progress and Final Reports
We now have slightly different templates for mid-year report and year-end:
Deadlines: Due dates for progress and final reports are specified in the agreement. Reports may be submitted a week or two early, and this may speed cash transfer. We’ll let you know whom to submit reports to. Please let us know if a report will be late, and at minimum provide a brief email project update by the deadline.
Please alert us without delay to any changes that significantly affect the project (i.e. do not wait until the next written report).
Photos: Photos related to a project are very helpful to us and encourage donor support for a project. We will assume that photos shared with ICFC may be used by us in our website and annual report, etc. (please let us know if that’s not the case). We will credit photos to your organization and can also credit the photographer if you provide the name. We may request high resolution images of certain photos to use in printed publications.
Additional Updates: We welcome communications from project partners between scheduled reports. We are happy to meet via Skype or Zoom when there are issues to discuss. If something unexpected arises that significantly impacts the project, please let us know promptly rather than waiting until the next reporting deadline.
E-mail tip: It is helpful for email “Subject” headers to indicate clearly what the message is about. Examples: “comments on 2nd progress report”; “question on budget item”. Please update the Subject header when a back-and-forth conversation changes topic.
Acknowledgment
ICFC and our Feild Partner should each acknowledge the other in any publications or promotional materials concerning the project. This includes reports, magazine and newspaper articles, peer-reviewed journal publications, web pages, and press releases. Feel free to use our logo (obtainable here) where appropriate (signage, website, reports, etc.).
Payments
We will notify you when we are about to send you a wire payment, and we’ll email you wire transfer documentation as soon as we have it.
Recipients in Brazil: You must be able to submit the necessary paperwork to your local bank branch within two days of our initiating a wire transfer of funds from Canada. We will therefore confer with you about the timing of wire transfers.
Expense reports
Expense reports should be emailed to your ICFC Project Lead and copied to Laurie at Havinga@ICFCanada.org. The Project Lead will review them and address any issues with you, then Laurie will do the same.
Your expense report should include an Expense Report Cover Page, which you update with each expense report. The cover page summarizes what funds were carried forward, sent and received, and the total expenses included in this report.
IMPORTANT: Please give expenses for the period following your last expense report (rather than for the whole year, for example, when you submitted a report mid-year).
Receipts should be available for us to view at our request. (Please make reasonable efforts to obtain receipts, but we understand that for some minor expenditures it may not be possible.) With the purchase of any equipment, vehicle, boat, building structure, etc. costing over US$500, please send a photographic image of the item with the expense report or after purchase.
Diretrizes para parceiros do ICFC ("agentes")
Contrato de Agência
ICFC estabelece parcerias com outras ONGs e indivíduos para realizar seus projetos de conservação internacional. Esta relação não é a de um doador à beneficiário. ICFC se envolve no planejamento, gerenciamento e supervisão de cada projeto em proporção à sua contribuição financeira ao projeto.
Acordos de Projetos
Os Acordos de Projetos (“Contratos de Agência”) entre ICFC e nossos parceiros locais (“Agentes”; também chamados “parceiros de campo”) são contratos legalmente vinculantes que estabelecem os detalhes dos projetos de conservação a serem executados pelos parceiros locais em representação de ICFC. Os acordos são gerados de forma conjunta com os parceiros locais e são específicos a cada projeto. Eles incluem:
- Meta e objetivos (com indicadores de êxito, onde fosse aplicável)
- Período de tempo
- Calendario de relatórios (relatórios de progresso em intervalos de 6 meses ou menos; relatório final)
- Calendario de pagamentos (a moeda é usualmente aquela preferida pelo Agente)
- Antecedentes
- Informação sobre a equipe do projeto
- Plano de trabalho (pode incluir prazos para vários componentes)
- Orçamento
- Orçamentos de Projetos com Vários Entes Financiadores
Quando ha vários entes financiadores, a nossa política é a de indicar publicamente a proporção do orçamento total contribuido por ICFC e quém são os outros entes financiadores. Portanto, os orçamentos devem ser organizados em colunas para cada ente financiador, o que permite ver onde vai o nosso aporte em relação ao total do orçamento do projeto.
Flexibilidade no Plano de Trabalho
No curso de um projeto, as prioridades ou a situação podem mudar em relação à execução das atividades programadas. A política de ICFC é a de permanecer flexível e ajustar o plano de trabalho segundo seja necessário para atingir a meta do projeto. Tais mudanças devem ser discutidas entre o parceiro local e ICFC. Por favor, informe ICFC com tempo sobre qualquer eventualidade que poderia fazer necessária ou desejável a alteração significativa do plano de trabalho. Por favor, também solicitamos nos informar sobre qualquer mudança significativa na equipe ou no orçamento.
Relatórios de Progresso e Relatórios Finais
Para os relatórios, por favor usar o nosso formulário, o qual pode ser baixado desde: (em versão Word) (o (em versão pdf)
Prazos: Os prazos para relatórios de progresso e relatórios finais encontram-se especificados no contrato de agência. Os relatórios podem ser enviados uma ou duas semanas antes do prazo, o que pode permitir adiantar transferências bancarias. Nós indicaremos a quém enviar os relatórios. Por favor, indicar se um relatório será enviado com atraso; de ser o caso, por favor enviar uma atualização por email antes do vencimento do prazo.
Fotos: O acesso a fotos relacionadas a um projeto é muito útil para ICFC, e estimula o apoio ao projeto respectivo. Entendemos que as fotos que são compartilhadas com nós poderão ser utilizadas em nossos meios de comunicação (site, relatório anual, etc.). Por favor, indicar se este não for o caso). ICFC dará o reconhecimento devido à su organização e também pode dar crédito ao fotógrafo(a) se o nome da pessoa é fornecido. Podemos solicitar imagens de alta resolução de certas fotos para usar em publicações impressas.
Atualizações entre prazos: ICFC agradece as comunicações de parceiros locais entre prazos de relatórios. Estamos abertos a realizar teleconferências via Skype quando haja necessidade de discutir um ou mais temas. Se surgisse alguma eventualidade que pudesse impactar um projeto significativamente, por favor entrar em contato conosco assim que puder -e não esperar até o próximo relatório.
Comunicação por email: Para nós é muito útil quando o cabeçalho da mensagem indica claramente o tema da comunicação. Exemplos: “comentarios sobre o 2ndo relatório de progresso”; “pergunta sobre item de orçamento”. Por favor, solicitamos atualizar o cabeçalho quando uma comunicação muda de tema.
APÊNDICE A
Esta Planilha de Despesas será enviada parcialmente preenchida por nós, e tem fórmulas que farão cálculos automáticos. A planilha asemelhará a tabela de baixo:
APÊNDICE B: Categorias de despesas para relatórios financeiros
| Código | Descrição da categoria | Descrição da categoria (em Inglês) |
|---|---|---|
| 6-1100 | Despesas de contabilidade | Accounting Fees |
| 6-1120 | Propaganda e anúncios | Advertising & Message Promotion |
| 6-1140 | Comissões bancárias | Bank - Fees |
| 6-1160 | Banco: Taxas de cartão de crédito e PayPal | Bank - credit card & PayPal Fees |
| 6-1200 | Limpeza e materiais de limpeza | Cleaning & Cleaning Supplies |
| 6-1220 | Desenvolvimento de negócios, hotelaria (por exemplo, visita a funcionários e doadores) | Client Development & Hospitality |
| 6-1240 | Elementos de custo superior a $500 (e.g. caminhonete, barco, radio) | Capital Items - Vehicles, etc. |
| 6-1260 | Reuniões e materiais Relacionados | Committees & Local Meetings |
| 6-1280 | Equipamento de comunicações, radios, GPS, etc | Communications Equipment |
| 6-1300 | Despesas de equipamento e informática | Computer Expenses |
| 6-1320 | Desenvolvimento e capacitação da equipe | Conferences & Training |
| 6-1340 | Consultores e contratados | Consultants & Subcontractors |
| 6-1360 | Correio e frete | Courier & Postage |
| 6-1400 | Assinaturas/licenças | Dues / Fees / Licenses |
| 6-1420 | Construção de campo | Field Construction |
| 6-1440 | Provisões gerais e custos administrativos (diversos) | General Supplies & administrative costs (miscellaneous) |
| 6-1460 | Seguros | Insurance |
| 6-1500 | Programas educacionais e estágios | Internships & Educational Programs |
| 6-1520 | Despesas de compra de terras | Land Purchase Expense |
| 6-1540 | Despesas legais | Legal |
| 6-1560 | Materiais de escritório | Office Supplies |
| 6-2010 | Salários | Salaries & Wages |
| 6-2060 | Benefícios aos empregados | Employee Benefits |
| 6-4000 | Aluguel | Rent |
| 6-4010 | Manutenção e consertos: Estação de campo | Repair & Maintenance - Office & Field Station |
| 6-4030 | Manutenção e consertos: Propriedade e equipamento | Repair & Maintenance - Property & Equipment |
| 6-4040 | Segurança e fiscalização de borda/fronteira | Security & Boundary Enforcement |
| 6-4050 | Projetos especiais do povoado/ Empresas | Special Village Projects |
| 6-4060 | Ferramentas e equipamentos | Tools & Equipment |
| 6-5010 | Viagens: Passagem aérea | Travel: Airfare |
| 6-5020 | Viagens: Despesas de barcos | Travel: Boat |
| 6-5030 | Viagens: Combustível para veículos e embarcações | Travel: Fuel - Vehicles & Boats |
| 6-5040 | Transporte local, incluindo taxi aéreo | Travel: Local Field Transportation |
| 6-5050 | Viagens: Hospedagem e refeições | Travel: Meals & Lodging |
| 6-5060 | Viagens: Manutenção de veículos, cavalos, camelos e outros | Travel: Vehicles / Horses / Other |
| 6-6010 | Utilidades: Petróleo e gás | Utilities: Oil & Gas |
| 6-6020 | Utilidades: Energia elétrica | Utilities: Power |
| 6-6030 | Utilidades: Telefone & internet | Utilities: Telephone & Internet |
| 6-6040 | Utilidades: água | Utilities: Water |
Directrices para socios de ICFC ("agentes")
Desembolsos
Informes financieros
Apéndice A: Planilla de Gastos
Apéndice B: Categorias de gastos para informes financieros
Descargar: Formulario de informe:
Informe Anual de Proyecto (Word doc) (Pdf)
Informe Parcial de Proyecto (Word doc) (Pdf)
Contrato de Agencia
ICFC colabora con otras ONGs e individuos para llevar a cabo sus proyectos de conservación internacional. Esta no es una relación de donante a beneficiario. ICFC se involucra en la planificación, manejo y supervisión de cada proyecto en proporción a nuestra contribución financiera al proyecto.
Acuerdos de Proyectos
Los Acuerdos de Proyectos (“Contratos de Agencia”) entre ICFC y nuestros socios locales (“Agentes”; también llamados “socios de campo”) son contratos legalmente vinculantes que establecen los detalles de los proyectos de conservación a ser ejecutados por los socios locales en representación de ICFC. Los acuerdos son generados de manera conjunta con los socios locales y son específicos a cada proyecto. Ellos incluyen:
- Meta y objetivos (con indicadores de éxito, donde fuere aplicable)
- Periodo de tiempo
- Calendario de informes (informes de avances en intervalos de 6 meses o menos; informe final)
- Calendario de desembolsos (la moneda es usualmente aquella preferida por el Agente)
- Antecedentes
- Información sobre el personal del proyecto
- Plan de Trabajo (este puede incluir plazos para varios componentes)
- Presupuesto
Presupuesto de Proyectos con Varias Entidades Financiadoras
Cuando hay múltiples entes financiadores, nuestra política es la de indicar públicamente la proporción del presupuesto total contribuida por ICFC y quiénes son los otros entes financiadores. Por ende, los presupuestos deben ser organizados en columnas para cada ente financiador, lo que nos permite ver dónde va nuestro aporte en relación al total del presupuesto del proyecto.
Flexibilidad en el Plan de Trabajo
En el transcurso de un proyecto, las prioridades o la situación pueden cambiar en relación a la ejecución de las actividades programadas. La política de ICFC es la de permanecer flexible y ajustar el plan de trabajo según sea necesario para lograr la meta del proyecto. Tales cambios deben ser discutidos entre el socio local e ICFC. Por favor, informe a ICFC con tiempo sobre cualquier eventualidad que podría hacer necesaria o deseable la alteración significativa del plan de trabajo. Por favor, solicitamos también se nos informe sobre cualquier cambio significativo en el personal o el presupuesto.
Informes de Avances e Informes Finales
Ahora tenemos plantillas ligeramente diferentes para el informe de mitad de año y el de fin de año:
Plazos: Los plazos de informes de avances e informes finales se encuentran especificados en el contrato de agencia. Los informes pueden ser remitidos una o dos semanas antes del plazo de entrega para facilitar adelantos de transferencias bancarias. Nosotros le indicaremos a quién le deben enviar los informes. Por favor, indique si el informe será remitido con retraso; de ser el caso, por favor envíe una actualización por correo electrónico antes del vencimiento del plazo.
Fotos: El acceso a fotos relacionadas con el proyecto nos es muy útil y podría generar apoyo para el proyecto. Asumiremos que las fotos que son compartidas con nosotros se pueden utilizar en nuestros medios de comunicación (página web, informe anual, etc.). Por favor, indíquennos si esto no fuera así. ICFC le dará crédito a su organización y también al fotógrafo(a), si nos proporcionan el nombre de la persona. También podríamos solicitar imágenes de alta resolución de ciertas fotos para usar en publicaciones impresas.
Actualizaciones entre informes de proyectos: ICFC prefiere mantener comunicaciones regulares con sus socios. Estamos abiertos a realizar teleconferencias por Skype o Zoom cuando sea necesario. Si surgiera alguna eventualidad que pudiera impactar al proyecto de una manera significativa, por favor comuníquense con nosotros lo mas pronto posible – no espere hasta la entrega del próximo informe de proyecto.
Comunicación por correo electrónico: Se nos hace muy útil cuando la línea de asunto del correo electrónico indica claramente de qué se trata el mensaje. Ejemplos: “comentarios acerca del 2ndo informe de avances”; “pregunta sobre ítem de presupuesto”. También solicitamos que por favor se actualize la línea de asunto del correo electrónico cuando cambie el tema del mensaje.
Reconocimiento
ICFC y sus Agentes deberán reconocerse mutuamente en cualquier publicación o materiales promocionales relacionados al proyecto. Esto incluye informes, artículos de revistas y periódicos, publicaciones arbitradas, páginas web y comunicados de prensa. Por favor, siéntanse en libertar de usar nuestro logo (descargable desde aquí) donde fuere pertinente (señalización, página web, informes, etc.).
Desembolsos
Nosotros les notificaremos cuando estemos a punto de enviar un giro bancario, y les remitiremos por correo electrónico la documentación pertinente apenas la tengamos.
Destinatarios en Brasil: Deben entregar la documentación necesaria a la sucursal de su banco dentro del plazo de dos días de iniciada una transferencia de fondos desde Canadá. Nosotros consultaremos con ustedes sobre el periodo de realización de los giros bancarios.
Informes Financieros
Los informes financieros deben ser enviados a Laurie al correo electrónico Havinga@ICFCanada.org y con una copia a Tom al correo electrónico Welch@ICFCanada.org.
Su informe financiero debe incluir una Planilla de Gastos (Apéndice A), la cual es actualizada con cada informe financiero. Si no tiene una Planilla de Gastos, puede descargarlo aquí. La planilla resume los fondos enviados y recibidos, el saldo disponible para transferencia al siguiente periodo, y el total de los gastos incluidos en el informe.
Por favor utilice nuestros códigos de gastos: Apéndice B y aquí en formato Word doc y aqui en formato pdf). Puede añadir categorías caso fuere necesario.
IMPORTANTE: Por favor, indicar los gastos para el periodo que sigue a su último informe financiero (en vez de hacerlo para todo el año, por ejemplo, luego de entregar un informe de medio año).
Los recibos y facturas deben de estar disponibles para evaluación caso se los solicitemos. Si bien entendemos que a veces es difícil conseguir recibos para algunos gastos menores, por favor, haga un esfuerzo por conseguir recibos y facturas siempre que sea posible. En el caso de la compra de cualquier equipo, vehículo, embarcación, estructura de construcción, etc. cuyo costo exceda los US$500, por favor enviar una imagen fotográfica del ítem con la Planilla de Gastos o luego de efectuada la compra.
APÉNDICE A: Planilla de Gastos
Esta Planilla de Gastos le será se puede descargarlo aquí y tiene fórmulas que harán cálculos automáticos.
APÉNDICE B: Categorias de gastos para informes financieros
| Código | Descripción de la categoría | Categoría (en inglés) |
|---|---|---|
| 6-1100 | Gastos de contabilidad | Accounting Fees |
| 6-1120 | Propaganda y anuncios | Advertising & Message Promotion |
| 6-1140 | comisiones bancarias | Bank - Fees |
| 6-1160 | Banco: Tarjeta de crédito y PayPal Honorarios | Bank - credit card & PayPal Fees |
| 6-1200 | Limpieza y Suministros | Cleaning & Cleaning Supplies |
| 6-1220 | Desarrollo de Negocios, Hotelería (por ejemplo, visitando a los funcionarios y los donantes) | Client Development & Hospitality |
| 6-1240 | Elementos de costo superior a $500 (e.g. camioneta, bote, radio) | Capital Items - Vehicles, etc. |
| 6-1260 | Reuniones y Materiales Relacionados | Committees & Local Meetings |
| 6-1280 | Equipo de comunicaciones, radios, GPS, etc | Communications Equipment |
| 6-1300 | Gastos de equipo y software | Computer Expenses |
| 6-1320 | Desarollo y capacitación de personal - campo | Conferences & Training |
| 6-1340 | Consultores, Contratistas | Consultants & Subcontractors |
| 6-1360 | Envíos de correo, mandados y carga | Courier & Postage |
| 6-1400 | Suscripciones / licencias | Dues / Fees / Licenses |
| 6-1420 | Construcción de campo | Field Construction |
| 6-1440 | Suministros generales y costos administrativos (diverso) | General Supplies & administrative costs (miscellaneous) |
| 6-1460 | Seguros | Insurance |
| 6-1500 | Programas de Pasantías y Educativos | Internships & Educational Programs |
| 6-1520 | Gastos de compra de tierras | Land Purchase Expense |
| 6-1540 | Gastos legales | Legal |
| 6-1560 | útiles de oficina | Office Supplies |
| 6-2010 | Salarios | Salaries & Wages |
| 6-2060 | Beneficios a lo empleados | Employee Benefits |
| 6-4000 | Oficina de Alquiler | Rent |
| 6-4010 | Mantenimiento y Reparaciones: Estación de Campo | Repair & Maintenance - Office & Field Station |
| 6-4030 | Mantenimiento y Reparaciones: Propiedad y Equipo | Repair & Maintenance - Property & Equipment |
| 6-4040 | Vigilancia y Cumplimiento de la Manutención de Fronteras | Security & Boundary Enforcement |
| 6-4050 | Proyectos Especiales del pueblo / Empresas | Special Village Projects |
| 6-4060 | Herramientas y Equipos | Tools & Equipment |
| 6-5010 | Viajes: Billete de avión | Travel: Airfare |
| 6-5020 | Viajes: Gastos de barcos | Travel: Boat |
| 6-5030 | Viajes: Combustible para vehículos y Embarcaciones | Travel: Fuel - Vehicles & Boats |
| 6-5040 | Transporte Local, incluyendo Taxi Aéreo | Travel: Local Field Transportation |
| 6-5050 | Viajes: Alojamiento y alimento p | Travel: Meals & Lodging |
| 6-5060 | Viajes: Mantenimiento de vehículos y los caballos, camellos y otros | Travel: Vehicles / Horses / Other |
| 6-6010 | Utilidades: Petróleo y Gas | Utilities: Oil & Gas |
| 6-6020 | Utilidades: Energía eléctrica | Utilities: Power |
| 6-6030 | Utilidades: Teléfono & Internet | Utilities: Telephone & Internet |
| 6-6040 | Utilidades: Agua | Utilities: Water |